PROCESSO RELATIVO AGLI ACQUISTI
E AL LORO CONTROLLO NELLA
ISO 9001:2015 - PROGETTARLO
E IMPLEMENTARLO AL MEGLIO

I requisiti che nella ISO 9001:2015 riguardano gli acquisti mirano a garantire che i prodotti e i servizi che un'organizzazione acquista dai vari fornitori soddisfino pienamente le sue esigenze, in modo che possa, a sua volta, soddisfare i clienti. I problemi derivanti dagli errori nella gestione degli acquisti da parte dei fornitori, infatti, possono avere un impatto sui clienti e sui profitti di un'azienda, pertanto, disporre di processi che prevengano i problemi e forniscano una certa coerenza all'interno della catena di approvvigionamento è un obiettivo chiave di qualsiasi sistema di gestione della qualità progettato secondo la ISO 9001 e che voglia aggiungere valore al lavoro quotidiano.

Per iniziare ad affrontare i requisiti relativi agli acquisti presenti nella ISO 9001:2015, mirate a verificare con attenzione soprattutto ciò che non è sotto il vostro controllo diretto e le interfacce tra la vostra azienda e quella che vi fornisce il prodotto o il servizio. È sorprendente quante volte un problema che viene liquidato come "del fornitore" derivi, in realtà, da problemi di comunicazione interni, informazioni imprecise o altre problematiche che portano come risultato finale errori "commessi da un fornitore". Se i processi dei vostri fornitori non sono sotto il diretto controllo della vostra azienda, dovete esercitare la vostra influenza affinché il fornitore con cui state facendo affari si accerti di soddisfare le vostre esigenze. Iniziate assicurandovi che il fornitore abbia ben compreso quali siano le vostre esigenze in merito ai materiali e ai servizi acquistati e che le traduca in requisiti da soddisfare. Senza questo primo chiarimento essenziale, infatti, né voi né i vostri fornitori saprete cosa aspettarvi e questo porterà, inevitabilmente, a problemi lungo la strada.

Scendendo più nei dettagli dei requisiti normativi, occorre che un'organizzazione progetti i processi necessari per migliorare le informazioni trasmesse ai fornitori e utilizzate per soddisfare i vostri requisiti e per controllare e monitorare le performance dei fornitori ed intraprendere eventuali azioni correttive, se necessario. Stabilendo solide procedure interne per gestire gli acquisti, eserciterete più facilmente l'influenza necessaria a garantire la qualità delle vostre forniture. Ad esempio, quando iniziate a valutare l'idea di acquistare qualcosa, dovreste avere ben chiare alcune informazioni critiche per ottenere esattamente ciò di cui avete bisogno. In ogni fase del processo è bene rimanere consapevoli dei vostri obiettivi e valutare criticamente le vostre opzioni. Per aiutare la vostra organizzazione a crescere e ad avere successo con i clienti, avete bisogno di un prodotto che funzioni perfettamente secondo le vostre esigenze operative. Dovete, quindi, assicurarvi che il prodotto che acquistate sia conforme alle normative e, allo stesso tempo, si adatti al vostro scopo specifico.
Secondo la ISO 9001:2015, per essere certi di acquistare un prodotto completamente conforme, occorre prendere coscienza del fatto che la vostra azienda è responsabile di garantire che i prodotti acquistati soddisfino i criteri stabiliti dalla ISO 9001. Per questo motivo, bisogna stabilire i controlli appropriati ai quali sottoporre i vostri fornitori e il prodotto acquistato, tenendo conto di come potrebbero influire sulla soddisfazione del vostro cliente. Questa fase di controllo inizia con una selezione dei fornitori da cui dipenderete per soddisfare le esigenze dei vostri clienti, continua con l'implementazione dei processi per la qualificazione iniziale dei fornitori in base a criteri stabiliti dall'azienda e che dovrebbero avere un senso per la vostra attività e mantenendo le registrazioni relative alla selezione, alla valutazione e alla rivalutazione periodica dei fornitori.

La comunicazione, come abbiamo già accennato, è la chiave di un buon processo di acquisto e il modo in cui comunicate con i fornitori ha un impatto diretto sulla loro capacità di soddisfare le vostre esigenze. L'accuratezza, la chiarezza e il livello di dettaglio fornito nei documenti di acquisto devono essere garantiti attraverso buoni processi amministrativi interni che assicurino che vengano specificati tutti i dettagli necessari relativi alla descrizione del prodotto o del servizio richiesto, comprese le specifiche tecniche, i requisiti di imballaggio ed eventuali requisiti speciali. A seconda del tipo di prodotto o servizio acquistato, le informazioni includeranno più o meno dettagli. La vostra procedura interna dovrebbe garantire che tutte le informazioni sull'acquisto vengano riviste prima di essere inviate al fornitore e che il materiale e i servizi ricevuti vengano verificati per accertarsi che siano ciò che avete ordinato e che soddisfino pienamente i vostri requisiti. Questa verifica può avvenire attraverso una semplice conferma al ricevimento del prodotto o può comportare ispezioni o test formali. Designate personale qualificato e formato che sia in grado di controllare a fondo l prodotto e di confermare che soddisfi gli standard di riferimento. Se necessario, potreste anche verificare il prodotto prima che venga spedito o consentire al vostro cliente di farlo, mediante un'ispezione presso la sede del fornitore (se necessario, andrà specificarlo nella documentazione di acquisto, al momento dell'effettuazione dell'ordine o della firma del contratto).

Per implementare un processo di acquisto conforme alla ISO 9001, provate a seguire queste sei fasi:

• definire i criteri per i fornitori - considerate in base a quali criteri sceglierete i vostri fornitori o quali requisiti minimi dovranno soddisfare. Sviluppate un piano per valutare la stabilità delle performance dei fornitori nel tempo, confermare la loro capacità di conformarsi ai requisiti e accertarsi che seguano i criteri;
• valutare i fornitori attuali - quale dei vostri attuali fornitori soddisfa i requisiti minimi e quale dovrebbe, invece, migliorare per restare qualificato? L'elenco dei criteri che avete sviluppato per valutare i vostri fornitori vi aiuterà a definire se i vostri attuali fornitori sono all'altezza della qualità che pretendete;
• stabilire il processo di qualificazione per i nuovi fornitori - Come identificare, valutare e qualificare i nuovi fornitori? Sviluppate una strategia chiara per qualificare i nuovi fornitori e garantire che continuino a soddisfare i criteri che avete stabilito;
• impostare il processo di monitoraggio delle prestazioni del fornitore - Individuate il modo migliore per tenere traccia delle prestazioni dei fornitori, quali dati raccogliere e quando intraprendere un'azione. Determinare come monitorare le prestazioni e designare personale di fiducia per riesaminare periodicamente i dati;
• Migliorare il processo di comunicazione relativo agli acquisti - Come vengono documentate le vostre esigenze presso i fornitori? Come si fa a garantire che siano accurate, chiare e dettagliate? Valutate l'efficacia dei vostri documenti relativi agli ordini di acquisto;
• esaminate il processo di verifica del prodotto acquistato - Quali procedure sono necessarie per confermare di aver ricevuto ciò che avete ordinato? Quando potrebbe essere necessaria una visita presso la struttura di un fornitore per verificare un ordine prima che venga spedito? Stabilite il protocollo che seguirete per assicurarvi che i prodotti che ordinate siano conformit agli standard che avete impostato

Dopo aver effettuato l'acquisto, prendetevi il ??tempo necessario per valutare le vostre esigenze, identificare eventuali divari tra lo stato attuale e quello desiderato e fare un piano d'azione per raggiungere i vostri obiettivi.

Quali attività bisogna far rientrare nel processo di acquisto e controllo degli acquisti?

Il processo relativo agli acquisiti e al loro controllo si compone di diverse attività che sono responsabilità dell'ufficio acquisti:

• valutare e approvare i fornitori;
• monitorare le performance dei fornitori nel tempo;
• monitorare i materiali a magazzino;
• stabilire le specifiche dei materiali e dei prodotti;
• determinare i requisiti relativi agli acquisti;
• preparare e tenere sotto controllo processi, procedure, istruzioni operative e le altre informazioni documentate necessarie;
• verificare gli acquisti;
• collaborare, per quanto possibile, con i fornitori per farli crescere professionalmente;
• mantenere registrazioni puntuali di ciò che si fa

Gli input del processo di acquisto

Il processo di acquisto avrà come input:

• i requisiti della ISO 9001, delle norme di riferimento e dell'azienda;
• requisiti degli acquisti;
• monitoraggio dei materiali nei magazzini;
• verifiche degli acquisti effettuati;
• il monitoraggio dei fornitori;
• registrazioni

Gli output del processo di acquisto

Il processo di acquisto avrà come output:

• l'elenco dei requisiti da rispettare (normativi, di settore, aziendali);
• l'elenco dei requisiti del cliente;
• la lista dei fornitori approvati;
• una checklist per la valutazione di rischi e opportunità

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
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(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla norma)

Quali sono gli obiettivi e gli indicatori del processo di acquisto?

Gli obiettivi del processo di acquisto e di controllo di ciò che si è acquistato saranno una lista dei fornitori approvati sempre aggiornata, un parco fornitori professionalmente in linea con le esigenze aziendali e la ragionevole certezza che ciò che si acquista sia esattamente ciò che serve.

Gli indicatori saranno le non conformità dei prodotti e dei servizi acquistati, i ritardi nella consegna, la documentazione di accompagnamento errata, i costi di spedizione, i quantitativi minimi ordinabili, il lead time, ecc.

PER SAPERNE DI PIU':